Szerződéskezelés
könnyen és biztonságosan
Előfordult, hogy egy szerződést nem talált meg,
vagy csak egy régebbi verziója került elő?
Munkatársa elment a cégtől és szerződéseit,
feljegyzéseit utódja nem találta?
Előfordult, hogy egy lejárt szerződést elfelejtett időben megújítani?
Rendezett szerződések az Itiner Platformmal
Ha szeretne egy gyorsan visszakereshető, egységes szerződés nyilvántartást.
Ha időben szeretné szerződéseit megújítani.
Ha szeretné, hogy mindenki az aktuális sablon szerződéseket használja.
Ha szeretné, hogy mindenki csak ahhoz a szerződéshez férjen hozzá, amire van felhatalmazása.
Ha szeretné, hogy a szerződés, a teljesítésigazolás és a számla ne külön életet éljen, hanem egy helyen, összekapcsolva legyen kontroll alatt.
Mit kell tudnia
egy szerződéskezelő rendszernek?
Bármikor gyors hozzáférési lehetőségünk legyen a szerződéseinkhez, valamint azok részleteihez és mellékleteihez.
Automatikusan előre figyelmeztessen, ha egy szerződésünk lejár és meg kell újítani.
A szerződéskészítéssel kapcsolatos belső ügyviteli folyamatainkat és feladatainkat (pl. engedélyezés, csoportmunka) egy zárt rendszerben lehessen elvégezni, ne e-mailek küldözgetésével az egyes résztvevők között.
Tipizált szerződéseket lehessen egyedileg vagy tömegesen generálni sablonból.
Munkatársaink egységes, naprakész, ellenőrzött szerződéseket használjanak munkájuk során – ne a fél évvel ezelőtti verziót.
Szerződéseinket csoportosítva listázhassuk (partnerre, kategóriákra, kockázatra, típusra, határidőre stb.).
Szerződéseinkhez való hozzáférés illetéktelen személyek számára tilos legyen.
Szerződések pénzügyi teljesítésének követése.
Adózással kapcsolatos szerződéseket kezelni tudjuk (pl. kapcsolt vállalkozási szerződések, valamint kapcsolódó kalkulációik nyilvántartása).
Speciális szerződések és kapcsolódó anyagaik kezelése (pl. közbeszerzéshez kapcsolódó szerződések, alvállalkozói szerződések, adott projekthez kapcsolódó szerződések stb.).
Szerződéseinket mellékleteikkel, módosításaikkal együtt egy helyen biztonságosan tudjuk tárolni.
Az Itiner Platform ezeket mind tudja!
Rugalmas, cégre szabható és számos helyen már kipróbált rendszer.
Használják a 10 fős Kft.-től kezdve 1300 fős multinacionális, állami szervezetekig.
Könnyű, egyszerű iktatás
- Gyors iktatási felület.
- Bármilyen windows-os fájlformátum iktatása (doc, pdf, rtf, txt, jpg, xls stb.)
- Egyedi és tömeges siktatás támogatása
- Közvetlen e-mail iktatás Ms Outlookból
- Automatikus sorszám, iktatószám generálás
- Főszámos, alszámos iktatószám kezelése
- Partnertörzs, terméktörzs stb. kialakításának lehetősége, ezáltal könnyítve és hibamentesítve a szerződések iktatását
- Szerződéstípusonként egyedi mezők (partner, adószám, típus, kockázat, érték, költséghely, lejárat, felelős, státusz.)
Automatikus határidőkezelés
- Email figyelmeztetés a felelősöknek előtte és/vagy aznap
- Automatikus szerződés megújítási folyamat indítása
- Automatikus feladatok delegálása a felelős személyeknek
- Összesítő riportok (pl: következő 90 napban lejáró szerződések)
Gyors szerződéskeresés több millió dokumentumból másodpercek alatt
Szerződéseinket visszakereshetjük a nyilvántartásból:
- Partnernév, adószám, cím (fővállalkozó, alvállalkozó, segéd stb.)
- Aláírás dátuma, aláírók személye
- Tárgy, megnevezés
- Típus: keret, szállítói, bérleti, tanulmányi, lízing, vevői stb.
- Költséghely, költségviselő, osztály vagy részleg
- Lejárat, garanciális kötelezettségek/követelések, határidők stb
Ezeket külön-külön vagy kombinálva használva.
Szerződésgenerálás sablonból
- Ms Word és PDF formátumban
- Normál és titkosított szerződések
- Tömeges szerződésgenerálás listák alapján
- Egyedi szerződésgenerálás kézi módosítással ha szükséges
AI megoldások
- Mesterséges intelligencia elolvassa és kinyeri az adatokat a szerződésekből és azokat űrlapokra rendezi, hogy aztán pillanatok alatt visszakereshetővé, riportálhatóvá tegye őket.
- Az AI Assistant segítségével pillanatok alatt ellenőriztetheti a kiemelt megfelelőséget és összefoglaltathatja a szerződéseket.
Gyakori kérdések az AI-ról
Milyen pontos a rendszer által használt mesterséges intelligencia?
A piacon elérhető legfejlettebb, iparági élvonalba tartozó AI-modelleket használjuk, amelyek kiemelkedő pontossággal dolgoznak. Mivel a technológia folyamatosan fejlődik, mérnökeink rendszeresen finomítják a rendszert és feldolgozzák a felhasználói visszajelzéseket. Célunk, hogy Ön mindig a lehető legmegbízhatóbb és legprecízebb eredményeket kapja.
Hogyan garantálják az adataim biztonságát?
Adatai nálunk biztonságban vannak. Az AI-funkciók szigorúan védett, privát szerverkörnyezetben futnak. Szerződésben garantáljuk, hogy az Ön adatait harmadik fél vagy modellszolgáltató nem használhatja fel saját modelljei tanítására, és azokat nem tárolhatja vagy dolgozhatja fel ettől eltérő célokra.
Hogyan történik az AI-modell betanítása?
Nem saját, zárt modellt építünk, hanem a világ vezető technológiai vállalatai által fejlesztett, korszerű AI-infrastruktúrákat integráljuk. Ez a rugalmasság az egyik legnagyobb előnyünk: nem vagyunk egyetlen technológiához kötve, így a legújabb fejlesztéseket gyorsan be tudjuk építeni az Ön rendszereibe, mindig a lehető legjobb minőséget szem előtt tartva.
Kissé tartok az AI használatától. Kaphatok segítséget az induláshoz?
Természetesen, lépésről lépésre támogatjuk Önt. Teljesen természetes, ha körültekintően viszonyul az új technológiákhoz. A rendszert a felelősségteljes AI alapelveire építettük, ami azt jelenti: az irányítás mindvégig az Ön kezében marad. Szakértői csapatunk az első lépésektől kezdve Ön mellett áll, betanítást nyújt, és segít abban, hogy a maximális biztonság mellett hozhassa ki a legtöbbet a rendszerből.
Kiváltja az AI az emberi munkát?
Az AI nem helyettesíti az embert, hanem felerősíti a tudását. A rendszer célja, hogy átvegye az időigényes, ismétlődő rutinfeladatokat. Ezzel időt és kapacitást szabadít fel Önnek és csapatának, hogy a valóban értékteremtő, stratégiai és kreatív döntésekre tudjanak összpontosítani.
Az Itiner Platform további jellemzői
Skálázhatóság: a rendszer lehetővé teszi, hogy a cég összes üzletágát akár osztályokra lebontva integráljuk a rendszerbe.
Többnyelvű felület: magyar, angol.
Egyszerű és gyors testreszabás: a sablonok, űrlapok, munkafolyamatok, jogosultságok teljes egészében paraméterezhetők a felületen, így nem igényel további IT-fejlesztést.
Magas fokú biztonság: a rendszer megfelel a nemzetközi bankbiztonsági és EU-s standardoknak (NIS2, DORA, GDPR).
Korszerű technológia: központi szerveren üzemel, és nem igényel kliensoldali telepítést.
Gyors használatba vétel: akár 2 perc alatt megtanulható.
Könnyű integrálhatóság: standard modulja révén más ERP- és könyvelőrendszerekkel összekapcsolható (SAP, MS NAVISION, EXACT, SCALA, LYBRA, JD EDWARDS, NEXON stb.).
Auditálhatóság: a szerződéskezelő rendszerben minden kritikus tevékenységről eseménynapló bejegyzés készül a teljes körű nyomon követhetőség érdekében.
Az Itiner Platformot számos világcég használja
Amit ügyfeleink mondanak
Valós tapasztalatok az Itiner Platform használatáról
Az Itiner Platform bevezetésével a korábban széttagolt dokumentumkezelési és ügykezelési folyamatainkat egységes, zárt és jól strukturált rendszerbe tudtuk szervezni. A szerződések, belső eljárások és nyilvántartások ma már átláthatóan, nyomon követhető státuszokkal és automatizált határidőkkel működnek. Nincsenek elakadt ügyek vagy elveszett dokumentumok; a kapcsolódó iratanyagok másodpercek alatt visszakereshetők.
A napi működésben a legnagyobb kihívást a különböző dokumentumok széttagoltsága jelentette. Az Itiner bevezetésével az általános iratok, a szerződések nyilvántartása és a beszerzések engedélyezése egyetlen, zárt felületen élnek együtt. Óriási előny, hogy az ügytörténet és a kapcsolódó iratanyagok másodpercek alatt visszakereshetők. A rendszer mérhetően csökkentette az adminisztrációs terheket.
Körülbelül 10 éve ismerem és használom az Itiner Platformot. A rendszer segítségével a FÓKUSZ Takarékpénztár digitálisan tudja kezelni és nyomon követni az összes banki ügyfélszerződését és kapcsolódó határidőket. A rendszer lehetővé tette számunkra, hogy automatizált munkafolyamatokkal digitalizáljuk a papír alapú ügyeinket.
Az Itiner Platform segítségével számos belső folyamatot korszerűsítettünk, beleértve a szerződések nyilvántartását, számlák jóváhagyását, a szállítók beléptetését és a befektetési kérelmek jóváhagyását. A Microsoft Dynamics 365 Business Centrallal való integráció javította munkafolyamataink hatékonyságát és átláthatóságát, miközben a bevezetés és az általános együttműködés professzionális és gördülékeny volt.
Az Itiner Platformmal időt és pénzt tud megtakarítani és biztonságban érezheti dokumentumait.
Az Itiner Platform mögött álló csapat
Több mint 25 éves tapasztalattal segítjük a szervezeteket abban, hogy szerződéseiket, számláikat, pénzügyi, jogi dokumentumaikat átláthatóan, biztonságosan és papírmentesen kezeljék – a keresgélés helyett a kontrollra és a gyors döntésekre helyezve a hangsúlyt.
Év tapasztalat
Felhasználó
Kezelt dokumentum
Megbízhatóság
Biztonságos, auditálható és nemzetközi szabványoknak megfelelő rendszer, amire a pénzügyi és jogi csapatok is számíthatnak.
Egyszerűség
A napi használat logikus és gyorsan elsajátítható, nincs szükség hosszas betanításra vagy IT-fejlesztésre.
Partnerség
Nem csak szoftvert adunk, hanem végigkísérjük ügyfeleinket a bevezetéstől a napi működésig.
Nemzetközi rendszer
Itiner Platform no-code rendszerünket 13 országban (Magyarország, EU, Afrika) használják napi szinten.
Gyakori kérdések
Honnan tudom, hogy a szervezetemnek szüksége van az Itiner Platform szerződéskezelő moduljára?
A szerződések a szervezet minden területére hatással vannak. Azok a szervezetek, amelyek havonta legalább 10 szerződést kötnek, azt fogják tapasztalni, hogy az Itiner Platformba fektetett tőke megtérülése (ROI) a szerződésállomány növekedésével egyenesen arányosan növekszik, és akár 12 hónap alatt megtérülhet.
Milyen szerződéseket kezel a rendszer?
A rendszer szerződésfüggetlen: egyszerre többféle szerződéstípust képes kezelni, például vevői, szállítói, keret-, bérleti, lízing- és munkaszerződéseket, titoktartási megállapodásokat (NDA), mesterszerződéseket, módosításokat, megújításokat stb. Emellett kezeli a kapcsolódó nyilvántartásokat, például a mellékleteket és az ütemterveket az átfogó szerződéskezelés érdekében.
Miben több ez, mint egy közös mappa?
A közös mappa csak tárol. Az Itiner Platform jogosultságokat kezel, feladatokat oszt ki, határidőket figyel, naplózza a műveleteket, és vezetői kimutatásokat készít.
Lehet mobilról is használni?
Igen. A jóváhagyási feladatok mobilról is áttekinthetők, így a vezetők és felelősök bárhonnan, bármikor dönthetnek a szerződésekhez és teljesítésekhez kapcsolódó ügyekben.
Szükség van hosszú betanításra?
Nem. A végfelhasználók akár 5 perc alatt megtanulhatják a rendszer magabiztos használatát. A rendszer napi használata egyszerű és logikus: a cél nem több adminisztráció, hanem kevesebb keresés, kevesebb hibalehetőség és gyorsabb döntés.
Csak nagyvállalatoknak ajánlott a rendszer?
Nem. Nagyvállalatoknál az összetett jóváhagyások, költséghelyek, jogosultságok és integrációk támogatása ad értéket; a kis- és középvállalatoknál a gyors bevezetés, a megtérülés, a hibák csökkentése és az egyszerű napi használat. Minden vállalatméretnél közös cél, hogy a szerződéses kötelezettségeknek megfelelő pénzügyi folyamatok minden időpillanatban kontroll alatt legyenek.
Vegye fel velünk a kapcsolatot
Kérjen ingyenes termékbemutatót, vagy írja meg kérdését – munkatársunk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot.
